Von Dr. Martin Allmendinger und Patrik Walter — In dieser dreiteiligen Beitragsserie möchten wir Ihnen Legal RPA (robotergestützte Prozessautomatisierung) näher bringen. Unsere Autoren sind Experten des Digitalisierungsunternehmens OMM Solutions GmbH, das mithilfe von RPA bereits die Prozesse zahlreicher Organisationen erfolgreich automatisiert hat. Allmendinger und Walter beleuchten dabei das Warum (Teil 1), das Wie und das Was der RPA in Zeiten der Digitalisierung und gehen der Frage nach, wie Juristen mit Legal RPA Kosten einsparen können.
Die gegenwärtige Corona-Krise setzt Anwaltskanzleien sowie Rechtsabteilungen von Unternehmen wirtschaftlich noch stärker unter Druck. Und dies in einem Umfeld, das angesichts der voranschreitenden Digitalisierung sowie neuer regulatorischer Anforderungen ohnehin einem enormen Kosten- sowie Wettbewerbsdruck ausgesetzt ist.
Um diesen Verhältnissen Rechnung zu tragen, steigt unter Anwaltskanzleien sowie Rechtsabteilungen der Bedarf nach digitalen Automatisierungslösungen zur Hebung von Effizienzen. Hierfür steht eine Bandbreite verschiedenster Technologien zur Auswahl, von denen derzeit Legal Robotic Process Automation (kurz: Legal RPA) einen der vielversprechendsten Ansätze darstellt.
So äußert sich etwa das renommierte Marktforschungsunternehmen GARTNER dahingend, dass RPA der am schnellsten wachsende Enterprise-Software-Bereich weltweit ist. Laut Gartner ist RPA dabei bereits im Mainstream angekommen. Zu den führenden Lösungs-Anbietern gehören gegenwärtig UiPath sowie Automation Anywhere und Blue Prism. Diese Anbieter haben erkannt, dass neben den Bereichen Controlling, Rechnungswesen, Personal und Beschaffung, insbesondere im Rechtswesen große Effizienzpotenziale für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen schlummern.
Um dieses Potenzial besser zu greifen, ist es hilfreich, sich den Zweck von robotergestützter Prozessautomatisierung genauer anzuschauen.
Generell lassen sich mit RPA – branchenunabhängig – wiederholende Prozessschritte bzw. simple Mausklicks automatisieren, indem Informationen aus verschiedenen Quellen verarbeitet und übertragen werden. Der Roboter wird damit zum virtuellen Mitarbeiter der Organisation und hat das Potenzial, das menschliche Personal von eintönigen Arbeiten zu befreien. Indem Mitarbeiter derart entlastet werden, können Sie sich “sinnvolleren” Aufgaben widmen und die gewonnene Zeit beispielsweise in die Entwicklung und Realisierung mandantenzentrierter Lösungen sowie neuer Geschäftsmodelle investieren, damit die Mandanten ein einmaliges Kundenerlebnis erhalten.
Zudem sind gerade repetitive vom Menschen ausgeführte Tätigkeiten von einer signifikanten Fehleranfälligkeit geprägt, welcher durch einen Wechsel auf Automatisierungslösungen wirksam entgegengewirkt werden kann. RPA ist auch deswegen so attraktiv, weil diese Technologie mit der bestehenden IT-Infrastruktur eines Unternehmens auf dieselbe Art und Weise wie ein menschlicher Nutzer interagiert. Folglich sind keine teuren Schnittstellen (bspw. zwischen verschiedenen Software-Lösungen) oder komplexe Systemintegrationen notwendig. Zu bestehenden Legal-Tech-Lösungen steht Legal RPA darum nicht in Konkurrenz, und weil die alte Software-Landschaft intakt bleibt, weisen RPA-Projekte eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern auf.
Erste Prozesse können mit RPA bereits nach wenigen Tagen automatisiert werden, überdies amortisieren sich die Kosten für RPA-Projekte verhältnismäßig schnell. Dementsprechend verwundert es nicht, dass beispielsweise die Kanzlei “Berry Appleman and Leiden LLP” über einen sechsmonatigen Zeitraum 10.000 Arbeitsstunden durch die Automatisierung von drei Prozessen einsparte (mehr zu konkreten Use Cases in Teil 3 unserer Serie zu Legal RPA). Hierdurch konnten Verwaltungsarbeiten drastisch reduziert und die eingesparte Zeit für strategische und innovative Unterfangen sowie die operative Arbeit im Austausch mit dem Mandanten aufgewendet werden.
Zusammengefasst können wir sagen, dass durch den Einsatz intelligenter Automatisierungs-Software wie RPA Medienbrüche abgebaut und zudem Effizienzen gehoben werden können. Die eingesparte Zeit können Juristen – sowohl in Kanzleien als auch in den Rechtsabteilungen von Unternehmen – dafür nutzen, sich auf ihre absolute Kernkompetenz zu konzentrieren: mandantenorientierte Dienstleistungen anzubieten!
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Die Autoren arbeiten für das Digitalisierungsunternehmen OMM Solutions GmbH, das mithilfe von RPA bereits die Prozesse zahlreicher Organisationen erfolgreich automatisiert hat. Gerne können Sie sich bei Interesse an RPA-Workshops oder der gemeinsamen Automatisierung Ihrer individuellen Prozessen mit RPA an die OMM-Experten wenden (https://www.tech-automation.eu/).
OMM war zudem im Jahr 2019 Organisator der 1. Legal Innovation Challenge in Baden-Württemberg, bei der interdisziplinäre Teams an einem Tag digitale Lösungen für die Rechtsbranche entwickelten.
